PAZIŅOJUMS PAR PERSONAS DATU AIZSARDZĪBU – HALLGRUPPEN

1 IEVADS

Paziņojumā par personas datu aizsardzību ir aprakstīta personas datu apstrāde Hallgruppen. Mēs paskaidrojam, kā un kādos nolūkos notiek personas datu apstrāde, kāds ir tās tiesiskais pamats, kā arī citu ar to saistīto būtisko informāciju.

Hallgruppen vāc un apstrādā personas datus saskaņā ar nolūkiem, kas izriet no mūsu darbības, tostarp produktu pārdošanas un pakalpojumu sniegšanas privātajiem klientiem un uzņēmumiem. Mēs vācam personas datus arī tad, kad jūs apmeklējat mūsu tīmekļa vietnes. Uz darbiniekiem un darba meklētājiem attiecas atsevišķs paziņojums par personas datu aizsardzību.

Mēs veicam personas datu apstrādi saskaņā ar ES personas datu aizsardzības regulu (GDPR) un citiem eventuālajiem nacionālajiem noteikumiem personas datu apstrādei.

2 ATBILDĪBA PAR PERSONAS DATU APSTRĀDI

Mēs esam atbildīgi par visiem personas datiem, kas tiek apstrādāti saskaņā ar paziņojumu par personas datu aizsardzību turpmāk minētajos nolūkos. Hallgruppen padome nes vispārīgo atbildību par apstrādi, un ikdienas uzraudzība ir deleģēta izpilddirektoram.

3 PERSONAS DATU APSTRĀDES MĒRĶIS

3.1 Tirdzniecība, attiecības ar klientiem, saziņa, rēķinu sagatavošana un nosūtīšana u.c.

Mēs vācam un reģistrējam personas datus par mūsu klientu kontaktpersonām, piegādātājiem un citiem partneriem, kuri ar mums kontaktējas. Tas nepieciešams, lai uzturētu regulārus kontaktus ar mūsu klientiem, sniegtu informāciju par produktiem, pasūtījumiem, apstrādātu iepirkumus, nodrošinātu piegādes, izrakstītu rēķinus u.c.

Šajos gadījumos mēs apstrādājam kontaktpersonu vārdus, e-pasta adreses un tālruņu numurus, kā arī eventuālo iepriekšējo saziņu ar kontaktpersonu, pasūtījumiem u.tml.

Ja jūs esat mūsu klients, personas datu apstrāde notiek uz savstarpējā līguma pamata, skatīt GDPR 6. panta 1. daļas b) punktu. Šādā gadījumā personas dati tiek glabāti tik ilgi, kamēr esat mūsu klients, kā arī trīs gadus pēc tam, kad beigušās attiecības ar klientu.

Ja esat darbinieks pie kāda no mūsu komercklientiem, apstrādes pamatā ir mūsu leģitīmās intereses apstrādāt mūsu klientu kontaktpersonu datus nolūkos, kas minēti iepriekš, skatīt GDPR 6. panta 1. daļas f) punktu, un kad pēc rūpīga izvērtējuma mūsu interešu ievērošana ir svarīgāka par reģistrētās personas datu aizsardzību. Dati tiek glabāti tik ilgi, kamēr jums ir darba attiecības ar kādu no mūsu klientiem. Personas dati tiek dzēsti ne vēlāk kā vienu gadu pēc paziņojuma saņemšanas par darba attiecību izbeigšanu ar kādu no mūsu klientiem.

Ja tas ir nepieciešams, abos gadījumos personas datu apstrāde notiek atbilstoši likumu noteikumiem par glabāšanas laiku, piemēram, Grāmatvedības likuma prasībām par grāmatvedības dokumentu (piemēram, faktūrrēķinu) glabāšanu piecus gadus pēc grāmatvedības gada beigām.

Personas datus iegūst vai nu no jums, vai arī no jūsu darba devēja.

3.2 Saziņas veidlapa, jautājumi tīmeklī

Mūsu tīmekļa lapās ir pieejama saziņas veidlapa, kuru aizpildot jānorāda jūsu vārds, e-pasts, mobilā tālruņa numurs, interešu joma, uzņēmuma nosaukums un, ja vēlaties, arī jūsu komentārs. Personas datu apstrāde notiek, lai sniegtu atbildes uz jūsu jautājumiem, tā balstās uz jūsu netiešu piekrišanu, kas šai nolūkā ļauj apstrādāt jūsu personas kontaktinformāciju, kuru jūs mums nosūtāt ar Hallgruppen tīmekļa vietnes starpniecību, skatīt GDPR 6. panta 1. daļas a) punktu.

Mēs apstrādājam tīmekļa veidlapā iesniegtos personas datus tik ilgi, cik tas nepieciešams, lai sniegtu atbildi uz jūsu jautājumu, un tie tiek dzēsti ne vēlāk kā vienu gadu pēc pēdējās saziņas starp Hallgruppen un jums. Ja kļūstat par mūsu klientu, šādam nolūkam nepieciešamie jūsu personas dati tiks apstrādāti saskaņā ar iepriekšminēto aprakstu.

3.3 Tirgvedība un jaunumu vēstules

Hallgruppen regulāri sūta biļetenu cilvēkiem, kuri ir devuši savu piekrišanu. Jūsu personas datu apstrādes pamatā ir jūsu sniegtā piekrišana saņemt mūsu jaunumu vēstuli, skatīt GDPR 6. panta 1. daļas a) punktu. Jums ir tiesības jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu. Šādā gadījumā vienīgās sekas būtu tādas, ka jūs turpmāk vairs nesaņemsiet jaunumu vēstuli.

Jūs varat atsaukt piekrišanu, mums nosūtot e-pastu. Mūsu kontaktinformācija pieejama šī dokumenta beigās. Tāpat arī jūs varat atsaukt savu piekrišanu, klikšķinot izsūtītajā jaunumu vēstulē uz saiti “atteikties”.

3.4 Apmeklējumu reģistrācija tīmekļa lapās

Mūsu tīmekļa sistēmas reģistrē jūsu darbības, jums apmeklējot mūsu tīmekļa lapas. Ja mūsu tīmekļa lapas mēģina uzlauzt vai arī pret tām tiek veiktas citas noziedzīgas darbības, tiek veikta reģistrēto ierakstu analīze. Tiek saglabāti dati par jūsu IP adresi un jūsu apmeklētajām saitēm, jūsu izmantotās pārlūkprogrammas veids, kā arī cita informācija par jūsu pārlūkprogrammu un datoru. Datu apstrādes pamatā ir GDPR 6. panta 1. daļas f) punkts, no kura izriet, ka pēc veiktā izvērtējuma mēs uzskatām par nepieciešamu reģistrēt datu plūsmu, lai panāktu mūsu sistēmu drošību un tās uzraudzītu. Ieraksti sistēmu un drošības žurnālos tiek glabāti sešus mēnešus pirms to dzēšanas.

3.5 Sīkfailu apstrāde

Apmeklējot mūsu tīmekļa lapas, mēs veicam sīkfailu apstrādi. Mūsu tīmekļa lapās varat atsevišķi iepazīties ar paziņojumu par sīkfailiem, informāciju par izmantotajiem sīkfailu veidiem, apstrādes nolūku, kā arī glabāšanas un dzēšanas laiku.

3.6 Atvērts pieteikums pa e-pastu

Atvērtos pieteikumus varat sūtīt uz e-pasta adresi cv@hallgruppen.lv. Sniegtās informācijas apstrādes pamatā ir jūsu netiešā piekrišana, kas ļauj mums saglabāt jūsu darba pieteikumu un to izskatīt vakanču gadījumā. Personas datus glabā uz laiku, kurā jūs piekrītat to apstrādei. Jums ir tiesības jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu darba pieteikuma apstrādei. Šādā gadījumā pieteikums tiks dzēsts, un turpmāk mēs nevarēsim izmantot personas datus, lai izvērtētu jūsu piemērotību kādai no brīvajām vakancēm.

Jūsu personas dati tiks dzēsti ne vēlāk kā pēc 6 mēnešiem.

4 PIEKĻUVE JŪSU PERSONAS DATIEM

Jūsu personas datus apstrādās tikai darbinieki vai līgumdarbinieki, kuriem šī informācija ir nepieciešama dienesta pienākumu pildīšanai. Visi darbinieki un līgumdarbinieki ir parakstījuši konfidencialitātes deklarāciju, kas uzliek par pienākumu neizpaust to rīcībā nonākušos personas datus, kā arī datus, kas tiek apstrādāti dienesta pienākumu pildīšanas laikā.

Konfidencialitātes deklarācija ir spēkā arī pēc darba vai līgumattiecību beigām.

5 PERSONAS DATU GLABĀŠANA UN DZĒŠANA

Personas dati tiek uzglabāti un apstrādāti tik ilgi, cik tas nepieciešams mērķiem, kuru sasniegšanai tie tika iegūti. Saskaņā ar personas datu aizsardzības likumiem un datu izmantošanas mērķiem mēs esam izstrādājuši pasākumus datu dzēšanai.

6 PERSONAS DATU NOSŪTĪŠANA UN NODOŠANA

Visi personas dati, kuru apstrādi mēs veicam, tiek uzglabāti IT sistēmās, kas atrodas ES/EEZ iekšienē.

Personas dati netiek nosūtīti uz trešajām valstīm.

Ja vien nepastāv likumīgs pamats, personas dati netiek nodoti trešajām pusēm. Kā piemērs šādam pamatam jāmin ar jums noslēgts līgums vai likumā noteikta prasība, kas uzliek mums par pienākumu nodot informāciju.

7 DATU APSTRĀDĀTĀJU IZMANTOŠANA

Hallgruppen pērk pakalpojumus no atzītiem IT pakalpojumu sniedzējiem, tostarp atbalstu to sistēmu ekspluatācijā, kas nodrošina jūsu personas datu glabāšanu un apstrādi. Mēs esam noslēguši datu apstrādes līgumus ar visiem mūsu ārpakalpojumu sniedzējiem. Saskaņā ar personas datu aizsardzības noteikumiem datu apstrādes līgumos tiek nodrošināta prasību par informācijas drošību un personas datu aizsardzību izpilde.

Pašlaik izmantojam šādus datu apstrādātājus:

• Viva Media AB
• SuperOffice CRM
• Ninjaforms
• FreeSpee

Jebkāda personas datu apstrāde notiek ES/EEZ iekšienē.

8 APSTRĀDES DROŠĪBA

Jūsu personas datu apstrāde notiek atbilstoši prasībām par drošību un saskaņā ar spēkā esošajām prasībām, kas izriet no personas datu aizsardzības tiesību aktiem. Esam ieviesuši nepieciešamos tehniskos un organizatoriskos drošības piekļuves pasākumus, lai nodrošinātu mūsu apstrādāto personas datu informācijas drošību.

Regulāri tiek veikts apstrādes riska novērtējums, kā arī ieviesti pasākumi iespējamo informācijas drošības pārkāpumu novēršanai, tostarp pasākumi, lai brīdinātu Datu uzraudzības iestādi un tās reģistrētās personas, kuras skar personas datu aizsardzības noteikumu pārkāpumi.

9 TIESĪBAS PIEKĻŪT INFORMĀCIJAI, TIESĪBAS LABOT UN DZĒST PERSONAS DATUS

Saskaņā ar spēkā esošajiem personas datu aizsardzības tiesību aktiem jums ir vairākas tiesības saistībā ar piekļuvi personas datiem un to apstrādi.

Jūsu likumos noteiktās tiesības:

• Izņemot gadījumus, kas paredzēti nacionālajos tiesību aktos, jums ir tiesības jebkurā laikā iegūt informāciju par to, kādus jūsu personas datus mēs apstrādājam. Ja jūsu personas dati ir nepareizi vai nepilnīgi, jums ir tiesības pieprasīt, lai mēs tos labotu vai papildinātu. Atsevišķos gadījumos jums ir tiesības pieprasīt jūsu personas datu dzēšanu. Ar papildu informāciju var iepazīties tālāk.
• Atsevišķos gadījumos jums ir tiesības pieprasīt ierobežot jūsu personas datu apstrādi un/vai iebilst pret to.
• Atsevišķos gadījumos jums ir tiesības pieprasīt iegūt (saņemt) strukturētā, vispārīgi izmantojamā un mašīnlasāmā formā par sevi iesniegtos personas datus, kā arī lūgt tos nosūtīt citam atbildīgajam par datu apstrādi, piemēram, citai līdzīgai organizācijai (tā sauktās datu pārnesamības tiesības).

Jautājumus par jūsu tiesībām var sūtīt post@hallgruppen.no. Citas saziņas iespējas – skatīt tālāk. Pirms jūsu iesnieguma izvērtēšanas un izskatīšanas nepieciešamības gadījumā mēs varam lūgt jūs apstiprināt savu identitāti, lai nodrošinātu informācijas drošību un personas datu aizsardzību.

Jūsu iesniegumu izskatīsim iespējami ātri, bet ne ilgāk kā viena mēneša laikā. Mēs jūs informēsim, ja tam būs nepieciešams ilgāks laiks.

10 PLAŠĀKA INFORMĀCIJA PAR DZĒŠANU

Saskaņā ar personas datu aizsardzības regulā noteiktajiem termiņiem pēc jūsu iesnieguma saņemšanas nevilcinoties dzēsīsim visus jūsu personas datus, kurus esam apstrādājuši. Ja pastāv kādi citi likumīgi apstrādes iemesli un ir nepieciešama jūsu personas datu turpmāka glabāšana, personas dati netiks dzēsti. Ja pastāv šāds apstrādes nolūks, par to informēsim pēc jūsu iesnieguma saņemšanas, sniedzot informāciju par apstrādes pamatu un iespējamo dzēšanas termiņu.

11 SŪDZĪBAS PAR DATU APSTRĀDI

Ja uzskatāt, ka jūsu personas datu apstrāde nenotiek saskaņā ar šo personas datu aizsardzības paziņojumu un spēkā esošajiem tiesību aktiem, varat iesniegt sūdzību Datu uzraudzības iestādei (Datatilsynet).

Šeit pieejama atjaunināta informācija par Datu uzraudzības iestādi:

https://www.datatilsynet.no/en/about-us/contact-us/

12 GROZĪJUMI PAZIŅOJUMĀ PAR PERSONAS DATU AIZSARDZĪBU

Nepieciešamības gadījumā mēs paturam tiesības atjaunināt un grozīt paziņojumu par personas datu aizsardzību. Tas attiecas arī uz gadījumiem, kad ir jānodrošina tā atbilstība tiesību aktiem par personas datu aizsardzību. Ar personas datu aizsardzības paziņojuma spēkā esošo redakciju jūs jebkurā laikā varat iepazīties mūsu tīmekļa lapās.

MŪSU KONTAKTINFORMĀCIJA

Hallgruppen AS
Karoline Eggens vei 3
2016 Frogner
Norway
Organizācijas numurs: 915 846 432
Tālr.: +47 400 05 077
E-pasts: post@hallgruppen.no

***

Paziņojums par personas datu aizsardzību pēdējo reizi tika atjaunināts 2023. gada 22. jūnijā.